Impago de facturas entre empresas

Para reclamar una factura entre empresas hay que demostrar la operación y su cumplimiento, no solo aportar el documento que el acreedor emitió. El expediente debe explicar quién contrató, qué recibió, cuándo debía pagar y qué cantidades siguen pendientes. Con esa base pueden calcularse intereses y costes de cobro, negociar una solución y elegir un procedimiento adecuado. 1 2

Factura, contrato y prueba de entrega

Una factura identifica una reclamación económica, pero puede discutirse su causa. Conviene unir presupuesto aceptado, pedido, albarán, parte de trabajo, mensajes de conformidad, registros de acceso o cualquier evidencia de entrega. También deben incorporarse rectificativas, abonos y pagos parciales para no reclamar un saldo artificialmente inflado.

Debe identificarse al deudor exacto. El nombre comercial de un grupo puede ocultar varias sociedades y el interlocutor que pidió el trabajo puede no ser quien asumió el contrato. Reclamar a una sociedad distinta, al administrador o a un socio sin fundamento propio puede hacer fracasar la acción aunque la factura esté realmente impagada.

Cuándo vence y cuándo comienza la mora

Dentro del ámbito de la Ley 3/2004, y a falta de pacto, el plazo general de pago es de treinta días naturales desde recepción de mercancías o prestación de servicios. Hay reglas específicas para comprobación, recepción electrónica y agrupación de facturas. Los plazos pactados no pueden superar con carácter general sesenta días naturales conforme al artículo 4, sin olvidar regímenes especiales y exclusiones. 1

Si el acreedor cumplió y no cobró a tiempo, la mora se produce automáticamente, salvo que el deudor pruebe que no es responsable del retraso. No hace falta un recordatorio para que nazcan los intereses legales de demora comercial. Eso no significa que toda discrepancia contractual carezca de relevancia: deben examinarse defectos, aceptación y posibles compensaciones con base real. 1

Intereses y cuarenta euros

Se aplica el interés válidamente pactado o, en su defecto, el legal de la Ley 3/2004, calculado por semestres. Para el segundo semestre de 2026, la resolución oficial fija el 10,40 % anual. No es el interés legal general del dinero ni debe aplicarse indiscriminadamente a deudas de consumidores. Si el retraso abarca varios semestres, se desglosan los tipos correspondientes. 1 3

El artículo 8 reconoce una cantidad fija de 40 euros y, con sus requisitos, costes de cobro adicionales razonables y acreditados. El TJUE, en C-585/20, BFF Finance Iberia, de 20 de octubre de 2022, declaró que esa cantidad corresponde por cada operación comercial impagada acreditada en factura, aunque se reclame conjuntamente. Se ha consultado el fallo oficial. No autoriza a multiplicar artificialmente documentos de una única operación para generar compensaciones. 1 4

Reclamación previa y negociación

El requerimiento debe presentar una liquidación comprensible: factura, vencimiento, principal, pagos, intereses por periodos y costes. Puede proponerse pago inmediato, calendario o garantía, indicando las consecuencias del incumplimiento. Si se acepta una quita, conviene precisar si queda condicionada al pago completo y puntual.

La LO 1/2025 exige analizar el intento previo de negociación para la demanda civil o mercantil, incluido el monitorio nacional cuando corresponde a su ámbito, sin trasladar mecánicamente las excepciones previstas para procedimientos europeos. Un recordatorio de pago no siempre acredita una actividad negociadora suficiente; deben cuidarse identidad del objeto, recepción y constancia de terminación. 5

La negociación puede afectar a prescripción y caducidad según su régimen. Es útil dejar documentado qué se reclama y frente a quién, pero no divulgar en la demanda propuestas confidenciales fuera de los supuestos permitidos. La prueba del intento es distinta del contenido de las concesiones ofrecidas.

Monitorio o demanda declarativa

El monitorio permite reclamar deudas dinerarias líquidas, determinadas, vencidas y exigibles apoyadas en los documentos legalmente previstos. Si el deudor se opone, el conflicto puede continuar por el proceso declarativo correspondiente. Por ello, debe prepararse desde el inicio la prueba del servicio y no confiar en que nadie contestará. 2

La petición inicial de monitorio tiene una excepción de postulación; las fases posteriores y la cuantía pueden exigir abogado y procurador. El requerimiento judicial concede veinte días para pagar u oponerse, contados conforme al régimen procesal, no como un plazo comercial de días naturales. Una demanda ordinaria o verbal puede ser preferible cuando el incumplimiento técnico es complejo o se acumulan otras pretensiones. 2

Si existe concurso o procedimiento especial del deudor, cambian las vías de reclamación y ejecución. Hay que comunicar y clasificar el crédito en el procedimiento, sin intentar obtener cobro preferente por actuaciones incompatibles con sus efectos. Una sentencia favorable tampoco garantiza recuperación si no hay patrimonio ejecutable. 6

Prescripción y errores frecuentes

Bajo el Código Civil común, las acciones personales sin plazo especial prescriben generalmente a los cinco años desde la exigibilidad. Existen contratos y derechos territoriales con otros plazos; la fecha de emisión de la factura no siempre coincide con el inicio. Deben comprobarse también interrupciones válidas y reconocimientos de deuda. 7

Los errores más costosos son demandar sin albaranes, omitir abonos, aplicar un tipo fijo durante años, confundir varias sociedades o aceptar un calendario sin consecuencia por impago. Publicar acusaciones contra el cliente o presionarlo mediante terceros puede generar problemas ajenos al cobro y no mejora la prueba contractual.

Ejemplo ficticio

Una imprenta reclama cuatro pedidos impagados por 8.000 euros. Conserva pedidos y entregas firmadas, pero descubre un abono de 300 euros. Calcula el principal real y los intereses por semestre; examina los 40 euros por cada operación acreditada y propone un calendario garantizado. Si fracasa, su expediente permite reclamar sin depender únicamente de las facturas.

Preguntas frecuentes

¿Sin contrato firmado no puedo cobrar? Puede probarse la contratación y ejecución por otros medios. La ausencia de firma dificulta algunos extremos, pero no elimina automáticamente la obligación. 2 7

¿El monitorio sirve para cualquier importe? No tiene un límite general de cuantía, pero exige deuda y documentos adecuados. La oposición cambia el recorrido procesal. 2

¿Puedo reclamar intereses aunque no aparezcan en la factura? La mora comercial legal no depende de imprimirlos en ella, siempre que concurran los requisitos y el régimen resulte aplicable. 1

Para comprobar intereses por periodos puede usar la calculadora de intereses legales, seleccionando el régimen comercial adecuado. La invitación MASC de deuda ayuda a documentar una propuesta; debe adaptarse al objeto y destinatario y no convierte toda factura en deuda reconocida.