Cómo preparar una reclamación de deuda

Primero: qué reclamas y frente a quién

Identifica al acreedor y al deudor con su nombre o denominación y datos correctos. Una marca comercial, una sociedad del mismo grupo o quien atendió una llamada no son necesariamente el deudor contractual.

• Origen: contrato, pedido, préstamo, factura, reconocimiento u otra obligación.
• Saldo: principal, pagos parciales, devoluciones e intereses separados, con su fundamento.
• Vencimiento y exigibilidad: qué debía pagarse, cuándo y qué condición o controversia existe.
• Localización: domicilio y medios usados en la relación, y dónde podría efectuarse un requerimiento judicial.
• Régimen: deuda civil o mercantil, laboral, frente al sector público, concursal o transfronteriza. No todas siguen esta misma vía.

Si ya has recibido un requerimiento judicial, prioriza su revisión: enviar ahora una carta privada no sustituye la actuación procesal que te corresponda.

Ordena una carpeta que demuestre el saldo

• Contrato, presupuesto aceptado, pedido y condiciones aplicables.
• Facturas, albaranes, entregas, certificaciones o pruebas de la prestación.
• Justificantes de pago, abonos, compensaciones discutidas y devoluciones.
• Mensajes o documentos de reconocimiento o discusión de la deuda.
• Un cuadro por concepto: importe original, vencimiento, pagos, intereses justificados y pendiente.
• Comunicaciones previas completas, con fecha, contenido y recepción.

Una factura puede ser un documento útil para el monitorio, pero hay que explicar la relación y aportar los apoyos disponibles. No vuelvas a reclamar pagos ya recibidos ni sumes penalizaciones sin revisar su fundamento y, cuando corresponda, su carácter abusivo.

Cuándo hay que intentar una negociación MASC

En los asuntos civiles y mercantiles incluidos en su ámbito, la LO 1/2025 exige, con carácter general, una actividad negociadora previa para los procesos declarativos y los especiales que señala. El monitorio nacional no queda exceptuado por llamarse monitorio: antes de presentarlo debes comprobar y acreditar el requisito que corresponda al supuesto.

La negociación puede desarrollarse directamente entre las partes o con intervención profesional o de una persona neutral. Debe referirse al objeto que después se lleve al litigio. Una carta para reclamar el pago no equivale automáticamente a un intento válido de negociar: importa su contenido, la posibilidad real de respuesta y la acreditación.

Hay excepciones y regímenes distintos. El artículo 5 no exige este trámite para una demanda ejecutiva, diligencias preliminares o medidas cautelares previas a la demanda, entre otros supuestos. Exceptúa también el requerimiento europeo de pago y el proceso europeo de escasa cuantía. El título sobre MASC excluye las materias laboral, penal y concursal y los asuntos con una entidad del sector público.

Las reclamaciones de consumo o sectoriales pueden tener reglas específicas. No elijas una excepción solo por el importe: identifica materia, procedimiento y normativa aplicable.

Qué prueba conservar del intento y del cierre

Conserva la identidad de las partes, el objeto de la controversia, la solicitud o invitación, su fecha y la prueba de recepción y acceso al contenido íntegro. Guarda respuestas, fechas de reuniones y el documento o comunicación de terminación que corresponda.

Sin tercero neutral, puede servir el documento firmado por ambas partes con el contenido legal. En su defecto, el artículo 10 permite acreditar recepción, fecha y acceso al contenido de la solicitud, invitación o propuesta. Si interviene un tercero neutral, debe documentar los extremos previstos. Una constancia unilateral redactada por ti no demuestra por sí sola que el destinatario recibió la invitación.

Acreditar el intento no significa incorporar indiscriminadamente al pleito todas las ofertas o concesiones: la negociación tiene un régimen de confidencialidad y excepciones. Separa la prueba de su existencia, objeto y terminación de los contenidos que deban quedar reservados.

Si desconoces el domicilio o el medio para requerir a la otra parte, revisa la imposibilidad real y cómo documentarla. La declaración responsable prevista en la LEC no es un atajo para omitir averiguaciones ni permite elegir cualquier órgano judicial.

Elige procedimiento según documentos y título

Monitorio nacional

El artículo 812 permite reclamar una deuda dineraria líquida, determinada, vencida y exigible, con la documentación legalmente adecuada. No tiene un límite general de importe. Hay que revisar competencia y localización del deudor; la regla general se vincula a su domicilio o residencia, con especialidades como las comunidades de propietarios.

La petición inicial no exige abogado y procurador, pero esto no convierte todo el procedimiento en una actuación sin profesionales. Una oposición y la ejecución posterior pueden exigirlos según sus reglas.

Tras el requerimiento judicial, el artículo 815 prevé veinte días para pagar y acreditarlo o formular oposición fundada. Si paga, se documenta ante el tribunal. Si no atiende el requerimiento, el acreedor puede instar la ejecución conforme al artículo 816; no obtiene el dinero automáticamente. Si se opone, la controversia sigue por el juicio correspondiente y aparecen trámites y plazos propios.

Declarativo

Puede ser necesario si hay que obtener antes una decisión sobre la existencia, el cumplimiento o el importe de la obligación. Revisa la pretensión, los documentos y el requisito previo aplicable, sin elegir únicamente por comodidad de una plantilla.

Ejecución

Si ya existe un título ejecutivo idóneo, examina qué puede exigirse y qué se ha cumplido. No se debe iniciar siempre otro monitorio. La demanda ejecutiva está exceptuada del MASC del artículo 5; el título, la competencia y los plazos siguen necesitando comprobación.

No mezcles los distintos relojes

• Negociación sin respuesta: el artículo 10 contempla, entre otros casos de terminación, treinta días naturales desde la recepción de la solicitud inicial sin la primera reunión o contacto ni respuesta escrita. No equivale a esperar treinta días desde cualquier envío; existen otras formas de terminación.
• Vigencia del intento para demandar: el artículo 7 prevé un año, contado según sus supuestos, para que se entienda cumplido el requisito de procedibilidad. No es un nuevo plazo general de prescripción de la deuda.
• Prescripción y caducidad: la negociación puede interrumpir o suspender su cómputo en las condiciones legales. Hay que comprobar la acción, el intento, la recepción, las respuestas y la terminación.
• Requerimiento judicial o medidas cautelares: tienen sus propios plazos. Una negociación o consulta pendiente no permite ignorar una notificación.

Prepara un calendario con el vencimiento de la deuda, las comunicaciones y las actuaciones judiciales. Si el plazo está próximo, pide el estudio antes de enviar otra plantilla.

Ejemplos para escoger la revisión adecuada

Ejemplos ficticios:

• Servicio prestado y factura impagada: reúne aceptación, prueba de prestación y saldo; comprueba negociación previa, domicilio y posible monitorio. Tener una factura no decide por sí solo la admisión o el cobro.
• Sentencia pendiente de cumplir: entrega la resolución y pagos posteriores para estudiar ejecución, en lugar de repetir una reclamación inicial.
• Deudor en otro país: revisa competencia, notificación y futura ejecución. Los cauces europeos solo encajan en sus supuestos; si el deudor está fuera de la UE, no uses automáticamente un formulario europeo ni des por viable el monitorio nacional.
• Deudor en concurso o procedimiento de microempresa: revisa el expediente y los canales concursales antes de iniciar otro procedimiento civil.

Las deudas laborales, públicas, concursales o sujetas a una norma especial necesitan su propio análisis. Esta guía no determina la competencia internacional ni certifica una estrategia para un país concreto.

Errores que debilitan la reclamación

• Confundir un requerimiento de pago con una negociación acreditada.
• Presentar una declaración unilateral como única prueba de recepción.
• Revelar ofertas confidenciales sin revisar el régimen legal.
• Reclamar intereses, penalizaciones o cantidades ya pagadas sin un cálculo comprobable.
• Aplicar el año del artículo 7 como si ampliara siempre la prescripción.
• Suponer que el monitorio, una sentencia o un embargo garantizan recuperar el dinero.

Modelos y asistencia que pueden ayudar

• Invitación a negociación directa de una deuda: punto de partida para adaptar partes, objeto, respuesta y canal; no se configura como oferta vinculante confidencial.
• Constancia de negociación sin acuerdo: ordena los datos del intento y su terminación; debe acompañarse de la prueba real que corresponda.
• Guía del monitorio civil y guía de ejecución civil: son vías y actuaciones distintas.
• Reclamaciones de consumo, arbitraje y MASC: para revisar el régimen que corresponda cuando actúas como consumidor.
• Reclamación de deuda y monitorio y negociación previa MASC: consulta las actuaciones y su alcance.

Lleva a la consulta el contrato, saldo desglosado, prueba de prestación, datos del deudor y todas las comunicaciones y notificaciones. Los modelos no comprueban por sí solos la procedibilidad ni presentan una demanda.