Ir a una sección
Empieza por la factura y por la vía que corresponde
Recuperar el IVA de una factura impagada exige modificar correctamente la base imponible y cumplir sus requisitos. Reclamar la deuda al cliente y rectificar el impuesto son actuaciones distintas. Antes de emitir una rectificativa, reúne la factura original, su devengo, los vencimientos pactados, los cobros y la prueba de haber reclamado el pago.
El preparador de expediente de IVA por facturas impagadas permite conciliar facturas, cobros y documentos. El saldo que muestra es contable: no es el IVA que puedes recuperar ni una declaración de que cumples los requisitos.
| Situación | Qué comprobar primero | Documento decisivo |
|---|---|---|
| Crédito incobrable | Transcurso del periodo exigible, destinatario, reclamación, libros y exclusiones del artículo 80.Cuatro y Cinco LIVA. | Factura, fechas y prueba del cobro reclamado y no recibido. |
| Concurso del cliente | Fecha del auto y devengo de la operación. Para cuotas de operaciones anteriores al auto, no se puede usar después de éste la vía de incobrable del apartado Cuatro. | Auto y datos de publicación y del procedimiento; se estudia la vía del artículo 80.Tres. |
Una insolvencia declarada en otro Estado miembro puede tener un régimen específico cuando resulta aplicable el Reglamento europeo de insolvencia. No basta marcar que el cliente es extranjero. Tampoco debe trasladarse el recorrido ordinario al régimen especial del criterio de caja sin revisar sus reglas.
Reconstruye el saldo antes de hablar de una reducción
Asigna a cada factura un identificador y enlaza cada cobro, abono o rectificación con su documento. Una transferencia puede pagar varias facturas; una factura puede tener varios vencimientos. Si no conoces la imputación, déjala pendiente y evita cerrar un saldo como si ese cobro no existiera.
| Factura original | Base 1.000 € + IVA 210 € = total 1.210 €. |
|---|---|
| Cobro acreditado e imputado a esa operación | 242 € antes de la modificación. |
| Saldo de la operación | 1.210 − 242 = 968 €. |
| Desglose proporcional del saldo del ejemplo | 800 € de base y 168 € de IVA. El artículo 80.Cinco.4.ª considera incluido el IVA en el pago parcial anterior. |
Los 168 € no son una devolución aprobada. Aún deben comprobarse la vía, fechas, reclamación, destinatario, posibles garantías y demás requisitos. El preparador conserva el saldo y los cobros; no convierte ese desglose ilustrativo en una cuota rectificable automática.
Registra separadamente los cobros posteriores a una rectificación. El artículo 80.Cuatro.C contiene reglas propias, incluidas diferencias cuando el destinatario no actúa como empresario o profesional y supuestos de desistimiento o acuerdo de cobro. Un abono posterior no se trata siempre como un pago anterior ni exige siempre la misma corrección.
Separa la espera, la rectificativa y la comunicación
En la vía de incobrable, la regla general exige un año desde el devengo sin cobrar todo o parte. Si el volumen de operaciones del acreedor en el año natural anterior no excedió de 6.010.121,04 €, el periodo puede ser de seis meses o de un año. Las operaciones a plazos y el criterio de caja tienen reglas específicas: la fecha impresa como vencimiento no sustituye ese análisis.
La modificación debe realizarse en los seis meses siguientes al periodo aplicable; es distinto del plazo de un mes desde la expedición de la rectificativa para comunicar electrónicamente la modificación a la AEAT. La vía concursal tiene su propio régimen temporal. Utiliza la calculadora oficial de plazos para facturas rectificativas con los datos del caso. Conserva sus datos de entrada y resultado, además de los documentos que justifican las fechas.
El preparador no replica ese motor: organiza devengo, vencimientos, rectificativa y comunicación, pero no determina el último día para actuar.
Qué debe contener el expediente
- Operación facturada y anotada. Factura original y registro en tiempo y forma; contrato y justificantes cuando sean necesarios para explicar devengo, vencimientos o saldo.
- Reclamación del cobro. Demanda, requerimiento notarial u otro medio que acredite fehacientemente la reclamación al deudor. Conserva contenido y prueba de la reclamación; no basta llamar «burofax» a un documento sin acreditar qué se envió y a quién.
- Rectificativa y remisión. Documento correctamente emitido y prueba de haberlo remitido al destinatario. En concurso, debe examinarse también la remisión a la administración concursal.
- Comunicación a la AEAT. Justificante del formulario vigente y de la documentación aportada, incluida la que acredite el medio de reclamación utilizado conforme al artículo 24 RIVA.
Si el deudor es un ente público, la certificación del órgano competente sobre la obligación y su cuantía tiene reglas específicas. No debe sustituirse sin más por el mismo recordatorio usado frente a una empresa privada.
Casos en los que el saldo no basta
| Dato | Consecuencia que debe revisarse |
|---|---|
| Cliente particular | Si no actúa como empresario o profesional, la base de la operación, sin IVA, debe ser superior a 50 €. Una base de 50 € y otra de 50,01 € no cumplen igual esta condición; superar el límite no acredita los demás requisitos. |
| Garantía, aval o seguro | El artículo 80.Cinco excluye la parte con garantía real y la afianzada por entidades de crédito o sociedades de garantía recíproca, o cubierta por seguro de crédito o caución. Identifica tipo, cobertura e importe: cualquier aval no tiene automáticamente el mismo tratamiento. |
| Vinculación o destinatario no establecido | Revisa las exclusiones y la excepción de determinados procedimientos europeos de insolvencia. «No establecido en España» no es una descripción suficiente del supuesto legal. |
| Reclamación o remisión sin prueba | La existencia de una copia no demuestra por sí sola su envío o la reclamación fehaciente. El expediente queda pendiente de esa comprobación. |
Preguntas frecuentes
¿Tengo que demandar siempre al cliente?
No exclusivamente. La ley admite demanda, requerimiento notarial u otro medio que acredite fehacientemente la reclamación del cobro. Debe verificarse el medio utilizado y conservar su prueba.
¿Una rectificativa borra la deuda civil?
La modificación fiscal y la reclamación del saldo tienen objetos distintos. Documenta lo emitido y lo cobrado para que ambas vías sean coherentes; no supongas que una rectificativa decide una controversia contractual.
¿Puedo usar esta hoja si el cliente está en concurso?
Sirve para ordenar documentos y cobros. Debes seleccionar y estudiar la ruta concursal; la hoja no autoriza a aplicar el régimen de incobrable a una operación anterior al auto.
Del expediente al siguiente paso
Para el cobro, consulta cómo reclamar facturas entre empresas. Para ordenar los datos, usa el preparador del expediente. Si necesitas preparar una declaración o revisar la modificación, comprueba el alcance del servicio de IVA y actividad; aportar la factura no sustituye la revisión del supuesto.
Fuentes y alcance
- LIVA, artículo 80.Tres, Cuatro y Cinco: rutas, requisitos, exclusiones y pagos.
- RIVA, artículo 24.1 y 2: rectificativa, remisión y comunicación.
- AEAT: requisitos y procedimiento.
La guía organiza el expediente general. Las fechas y la documentación del caso determinan la vía y la modificación que pueda practicarse.