Cambiar de administrador de fincas: cese, entrega de documentación y mala gestión

1. Cambiar al administrador y reclamarle daños son decisiones distintas

La comunidad puede querer sustituir al administrador por falta de comunicación, desacuerdo con su forma de trabajar o incumplimientos concretos. Para organizar el cambio no basta anunciar que nadie volverá a atender sus instrucciones: hay que adoptar la decisión por el órgano competente y asegurar la continuidad de pagos, documentación y servicios.

Separa tres cuestiones: nombramiento o cese del cargo, terminación del contrato profesional y eventual responsabilidad por daños. Un acuerdo de sustitución no demuestra por sí mismo negligencia, y una queja fundada no resuelve automáticamente honorarios o preavisos contractuales. 1 2

Identifica también quién fue contratado y qué funciones ejerce. Puede acumular administración y secretaría, actuar como persona física o hacerlo a través de una sociedad. Los documentos deben dirigirse al sujeto correcto, evitando reclamar a una marca comercial sin determinar quién presta el servicio.

2. Cómo adoptar el acuerdo de cambio

En la LPH, la junta nombra y remueve los cargos. Salvo previsión estatutaria diferente, el nombramiento dura un año, y pueden ser removidos antes por acuerdo de junta convocada en sesión extraordinaria. La presidencia no debe sustituir sin más una decisión que corresponde a la junta. 1

La convocatoria debe incluir claramente cese y nuevo nombramiento, junto con cuestiones de entrega, facultades y, si procede, reclamación. Si el presidente no convoca, deben examinarse las facultades de promoción y convocatoria previstas en la ley. No basta una votación informal en un grupo de mensajería.

Conserva convocatoria, representaciones, resultado y acta. Identifica desde cuándo cesa el anterior, quién asume las funciones y quién notificará la decisión. Evita dejar a la comunidad sin una persona encargada de atender averías o de presentar documentos sujetos a plazo mientras se resuelve la transición.

3. Revisa contrato, duración y honorarios

Pide el contrato profesional, modificaciones y facturas. Comprueba duración, renovación, preaviso, prestaciones incluidas y condiciones de terminación. El periodo del cargo comunitario y el compromiso contractual pueden necesitar un análisis separado; no deben confundirse por llevar ambos una fecha anual.

Una cláusula de permanencia o indemnización debe examinarse por su contenido y validez. No se presume que sea exigible cualquier importe porque figure firmado, ni que el cese comunitario elimine automáticamente todas las obligaciones de pago. Deben valorarse servicios prestados, causa del fin y circunstancias del contrato. 2

Si se negocia una salida, concreta saldo, documentos, plazos y reservas. No firmes una declaración de conformidad total con la gestión cuando todavía no se han recibido cuentas o comprobado partidas. Puede liquidarse lo reconocido dejando expresamente pendiente una discrepancia identificada.

4. Qué documentación y accesos debe recibir la comunidad

Prepara un inventario: libros de actas, contratos, contabilidad, facturas, justificantes, seguros, expedientes de obras, comunicaciones y asuntos pendientes. Añade información sobre vencimientos, incidencias y procedimientos abiertos. El objetivo es que el nuevo responsable pueda continuar sin depender de explicaciones verbales.

Coordina también accesos bancarios, autorizaciones de firma y herramientas digitales. Deben ajustarse a los acuerdos, a la entidad financiera y a las medidas de seguridad. No basta compartir la contraseña personal del administrador saliente ni dejar indefinidamente activos accesos que ya no necesita.

La LPH atribuye al administrador funciones de custodia y ejecución de acuerdos. La transición debe documentarse mediante relación de entregas, formato y recepción, identificando faltantes. La protección de datos exige un traspaso seguro y delimitar qué conserva cada prestador por obligaciones legales; no justifica apropiarse del archivo comunitario. 1 3

5. Cuándo puede existir una reclamación por mala gestión

Concreta obligación, conducta, daño y relación causal. No responder un correo puede ser una deficiencia de servicio, pero para reclamar una indemnización debe acreditarse qué perjuicio produjo y por qué le resulta imputable. Una gestión que no obtiene el resultado esperado no equivale siempre a negligencia.

Pueden necesitar análisis pagos sin soporte, incumplimiento de acuerdos, desatención de una urgencia o pérdida de un plazo dentro del encargo. Debe revisarse qué información tenía el administrador, qué facultades recibió y qué decisiones dependían de presidencia o junta. La responsabilidad no se distribuye únicamente por quién recibe más quejas. 1 2

Si el daño corresponde a la comunidad, hay que preparar su representación y decisión de reclamar. Un propietario no puede atribuirse automáticamente la indemnización de todos. La posible cobertura de responsabilidad profesional también debe comprobarse, sin presumir que existe una póliza que pagará cualquier discrepancia.

6. Régimen catalán y continuidad de las funciones

En Cataluña, los artículos 553-15 a 553-19 regulan organización, funciones y responsabilidad ante la junta. Esta nombra y remueve los cargos. Los nombramientos duran un año y se prorrogan hasta la junta ordinaria siguiente al vencimiento; la administración profesional externa incluye funciones de secretaría. 4

El administrador debe gestionar asuntos ordinarios, preparar cuentas y presupuesto, ejecutar acuerdos y atender reparaciones urgentes, informando a la presidencia. La valoración de un incumplimiento debe referirse a esas obligaciones y al encargo efectivamente recibido. 4

La secretaría conserva, al menos durante cinco años, la documentación contable y demás documentos relevantes previstos en la norma. En la transición deben respetarse esas obligaciones y el régimen del libro de actas. No se debe aplicar automáticamente una regla estatal de convocatoria o de continuidad a una comunidad catalana.

7. Pruebas, negociación y ejemplo ficticio

En pantallas pequeñas, desliza la tabla para consultar todas las columnas.

Ejemplo ficticio. La comunidad comunica repetidamente una avería y el administrador no tramita una medida urgente pese a tener información suficiente. La reparación acaba siendo más costosa. Antes de reclamar, deben acreditarse urgencia, comunicaciones, competencia, agravación y coste atribuible a la demora, sin incluir mejoras ajenas al incidente.

Una queja profesional o colegial no sustituye la reclamación civil ni conserva automáticamente sus plazos. La acción debe identificarse y, cuando proceda, preparar el MASC con objeto y cuantía suficientemente definidos. Si hay documentos o fondos pendientes, conviene separar su recuperación de la negociación sobre daños. 5

8. Preguntas frecuentes

¿Puede cesarlo el presidente por su cuenta? Debe respetarse la competencia de la junta y el régimen aplicable. La presidencia representa a la comunidad, pero no absorbe todas sus decisiones. 1 4

¿Cambiarlo elimina las facturas pendientes? No automáticamente. Deben comprobarse servicios, contrato, saldo y posibles incumplimientos. 2

¿Toda mala gestión genera indemnización? No. Se necesita una obligación incumplida y un daño imputable debidamente acreditado.

Para revisar el cambio con Pérez & Burgos, aporta contrato, actas, cuentas, comunicaciones y relación de pendientes. La actuación podrá ordenar el cese, el traspaso y, si existen bases suficientes, la reclamación correspondiente.