Qué contiene la relación
Las dos primeras páginas forman la relación editable: contexto y título, inventarios inicial y final, cuentas y saldos, movimientos, rectificaciones, conciliación, participación e incidencias. La guía y el ejemplo están en la tercera página, separados del documento que se prepare para presentar.
- A-ID para cuentas, I-ID para bienes, M-ID para movimientos y J-ID para documentos.
- Transferencias con origen y destino, sin volver a contarlas como entradas o gastos externos.
- Rectificaciones que conservan el original y señalan qué asiento lo sustituye.
- Importes, fuentes y autorizaciones por revisar visibles como pendientes.
Qué documentos preparar
Reúne el título y sus reglas de administración, el régimen civil aplicable, inventario previo, extractos de inicio y cierre, documentos de aportaciones, rendimientos y pagos y requerimientos o salvaguardias. Para cada cifra anota fecha y fuente. No conviertas un saldo desconocido en cero ni adjuntes documentos sensibles que no sean pertinentes.
Ejemplo de conciliación
Ejemplo ficticio: saldos iniciales de 1.000 € y 0 € en dos cuentas, entrada de 12.000 €, transferencia interna de 4.000 € y gastos de 3.000 €. El incremento neto es 9.000 € y el saldo esperado total es 10.000 €; el traspaso no incrementa ingresos o gastos. Si faltan dos facturas, los movimientos permanecen y se identifica lo pendiente. Si falta un saldo inicial no se declara conciliación completa.
El libro privado de gestión utiliza estas referencias para preparar varias cuentas y exportar el registro. Puedes usar el Word directamente sin introducir información en una herramienta. Conserva cada versión y sus justificantes; una anotación no clasifica por sí sola una necesidad vital o un efecto fiscal.
Quién administra y a quién se presenta
La relación es privada y se adapta al título, al régimen territorial y al requerimiento. En el régimen común, el artículo 7.2 de la Ley 41/2003 regula la rendición del administrador distinto de la persona beneficiaria al Ministerio Fiscal cuando lo determine y, en todo caso, anualmente. No se impone automáticamente de idéntica forma a quien autoadministra. Preparar el documento no acredita su presentación o aprobación.
Consulta la guía del cierre anual y el servicio de revisión de medidas de apoyo y su alcance si necesitas revisar título, facultades o salvaguardias. La declaración fiscal y sus requisitos se estudian por separado.
Separa la tercera página de guía antes de preparar el documento que se presente.