Portabilidad y descarga de información al cambiar de servicio

Antes de cerrar una cuenta o cambiar de proveedor, identifique qué necesita recuperar: sus datos personales, documentos propios, una base de datos empresarial o la configuración de un servicio. Son objetos distintos. La portabilidad del RGPD es un derecho definido, no una obligación universal de entregar cualquier archivo en cualquier formato ni de reproducir íntegramente una aplicación competidora.

Una migración bien preparada combina derechos de protección de datos, contrato y, en determinados servicios, el Reglamento europeo de Datos. La petición debe describir la información, el formato útil y el destino, manteniendo acceso al servicio hasta comprobar que la exportación es completa y utilizable. 1 3

Portabilidad, acceso y descarga: diferencias prácticas

El acceso del artículo 15 del RGPD permite conocer si se tratan datos personales y obtener una copia e información sobre el tratamiento. La portabilidad del artículo 20 persigue recibir y transmitir ciertos datos en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Sus requisitos son más específicos. 1

La herramienta comercial de descarga puede ofrecer más o menos categorías que las exigidas por un derecho concreto. Si falta información, describa qué solicita adicionalmente. Un PDF puede ser suficiente para determinada copia comprensible de datos, pero resultar inadecuado para una portabilidad que requiere reutilización informática.

La entrega de originales de un diseño, una web o un proyecto audiovisual depende además del contrato y de los derechos sobre esos materiales. Que un archivo mencione su nombre no transforma todo su contenido en datos personales portables.

Cuándo se aplica el artículo 20 del RGPD

Deben concurrir tratamiento automatizado, base de consentimiento o contrato y datos personales que incumban al interesado y hayan sido facilitados por él. No se aplica por igual a tratamientos fundados exclusivamente en obligación legal o misión de interés público. Tampoco convierte los datos de una sociedad en datos personales de su administrador. 1

La AEPD interpreta que pueden incluirse datos aportados activamente y datos observados por el uso del servicio: por ejemplo, determinados historiales de actividad. Quedan fuera del concepto los resultados inferidos o deducidos por el responsable, como un perfil construido mediante análisis, aunque puedan ser datos personales a efectos de otros derechos. 2

Si es técnicamente posible, puede solicitarse transmisión directa entre responsables. Ello no obliga a que todas las aplicaciones sean compatibles ni permite perjudicar los derechos de terceros. Una agenda con contactos no autoriza al nuevo proveedor a emplear sus datos libremente para publicidad.

Preparar una solicitud que pueda ejecutarse

Identifique la cuenta y el periodo, indique si quiere recibir los datos o transmitirlos y facilite un medio seguro de entrega. Es útil separar categorías: perfil, archivos subidos, historial, contactos o registros de actividad. Pida explicación de exclusiones y de los campos incluidos en la exportación.

No envíe contraseñas al nuevo proveedor ni acepte como única solución compartir credenciales. La identificación adicional debe ser proporcionada cuando existan dudas razonables. El responsable debe responder como regla general en un mes, con ampliación de hasta otros dos por complejidad o número de solicitudes y comunicación motivada dentro del primer mes. 1

Verifique la copia antes de pedir la baja: número de archivos, fechas, adjuntos, codificación, carpetas y posibilidad real de importación. Una carpeta vacía con el nombre correcto no equivale a una entrega completa. Guarde justificante de la solicitud y de cualquier error de descarga.

Cambio de servicios de nube y Reglamento de Datos

El Reglamento 2023/2854 añade obligaciones para el cambio entre servicios de tratamiento de datos comprendidos en su ámbito, como determinados servicios de nube. No debe trasladarse automáticamente su régimen a cualquier cuenta de una red social o plataforma de entretenimiento. La definición del servicio y sus posibles particularidades deben revisarse. 3

El artículo 25 exige claridad contractual sobre datos exportables, activos digitales y proceso de salida. Establece un preaviso máximo de dos meses y, como regla, un periodo transitorio de hasta treinta días naturales después del preaviso. Existen excepciones por inviabilidad técnica debidamente justificadas y posibilidades de prórroga; por eso la migración no debe anunciarse como un plazo único invariable.

Durante el proceso deben atenderse continuidad, asistencia razonable y seguridad. El contrato debe prever al menos treinta días naturales para extraer los datos tras finalizar el periodo transitorio, conforme al artículo 25.2.g; no es el mismo periodo que el de ejecutar el cambio. Documente qué proveedor realiza cada tarea y qué comprobación permite dar la transferencia por concluida. 3

A 28 de octubre de 2026 todavía cabe cobrar costes reducidos de cambio dentro de los límites legales, vinculados directamente al proceso. Desde el 12 de enero de 2027 se prohíben esos costes de cambio. Esto no significa que desaparezcan automáticamente toda cuota del servicio ni cualquier penalización contractual válida por terminación anticipada: son conceptos que deben identificarse separadamente. 3

Información empresarial, terceros y cierre seguro

Una empresa que migra nóminas o expedientes debe mantener base jurídica, contrato con encargados, controles de acceso y garantías de transferencia internacional cuando correspondan. No basta con que el nuevo proveedor acepte un archivo. Revise subcontratistas, ubicación y posibilidad de recuperar información si el proyecto falla. 1

La portabilidad no implica por sí misma suprimir los datos del proveedor anterior. La cancelación de la cuenta, la supresión solicitada y la conservación legal deben tratarse expresamente. Tampoco conviene borrar la única copia disponible mientras existe una disputa sobre pagos o sobre la integridad de la entrega.

Si la empresa niega un derecho del RGPD, cabe reclamar ante la autoridad competente. Una disputa sobre activos no personales, asistencia de migración o incumplimiento contractual puede necesitar otra vía; atribuir todos esos conflictos a la AEPD conduce a peticiones que no puede resolver.

Ejemplo ficticio

Una autónoma cambia de aplicación de gestión. Descarga sus datos de perfil, pero necesita además facturas, adjuntos y tablas del negocio. Su solicitud distingue los datos personales propios, la exportación contractual y las obligaciones del servicio de nube. Antes de cancelar, importa una muestra y descubre que faltan documentos adjuntos. Ese control permite corregir la entrega sin perder acceso al origen.

Preguntas frecuentes

¿Puedo exigir el algoritmo con la portabilidad? No por ese solo derecho. Los perfiles inferidos no son datos facilitados a efectos del artículo 20; la información sobre determinadas decisiones automatizadas se analiza mediante otros derechos.

¿La exportación debe ser gratuita? El ejercicio ordinario de derechos del RGPD es gratuito, con las excepciones legales de solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas. Los costes de migración de servicios tienen un régimen distinto y no deben confundirse con cobrar por ejercer un derecho.

¿Portar significa cerrar la cuenta? No. Puede obtener o transmitir datos sin pedir el cierre. Coordine ambas decisiones para conservar acceso hasta verificar la copia y conocer qué información deberá seguir reteniéndose legalmente.