Qué contiene el Word
Tres páginas: ficha por contacto y campaña, gestión de oposición y cierre, y guía con ejemplo. Los campos entre corchetes aparecen en azul. Usa referencias internas y guarda las pruebas en su ubicación restringida; no necesitas subir una lista de contactos a esta web.
- Origen verificable, canal, finalidad, relación previa y evidencia del fundamento que se examina.
- Información facilitada y estado pendiente cuando no se acredita un permiso.
- Baja recibida, alcance, sistema de campañas, ejecución y comprobación por separado.
- Colas, proveedores, reimportaciones y conservación mínima necesaria con revisión.
Una ficha por decisión y canal
Empieza por el contenido real del mensaje y el canal. Un correo de servicio y una campaña promocional no tienen necesariamente el mismo recorrido. Documenta por separado el fundamento RGPD y la condición que habilita publicidad electrónica en la LSSI; la ficha no crea esa habilitación.
La excepción de relación contractual previa del artículo 21.2 LSSI exige datos obtenidos lícitamente y productos o servicios de la propia empresa similares a los contratados. También exige oposición sencilla y gratuita al recoger los datos y en cada comunicación. Los artículos 21 y 22 no se sustituyen por escribir «interés legítimo» en una celda. Las llamadas de voz y otros canales requieren su revisión propia.
Recibir una baja no equivale a ejecutarla
El artículo 21.2 y 3 RGPD reconoce oposición a la mercadotecnia directa y exige dejar de tratar los datos para esos fines. Registra recepción, medida en los sistemas reales, prueba de ejecución y verificación. Comprueba también campañas en cola y listas exportadas; si un proveedor sigue pendiente, el cierre sigue parcial.
Determina la evidencia mínima que necesitas para respetar y acreditar la baja, con acceso restringido y revisión de su necesidad. No conserves toda la base comercial indefinidamente ni borres sin examinar el dato mínimo necesario para evitar una reimportación. La hoja no sustituye el registro de actividades del artículo 30 ni un análisis del tratamiento.
Ejemplo ficticio de una baja completa
C-017 pide salir de la publicidad por correo el 3 de noviembre a las 09:10. Se registra B-004, se comprueba su alcance y a las 09:25 se desactiva el envío promocional en CRM y proveedor. Tras revisar la cola, a las 10:00 se verifica la exclusión y se previene reimportar el identificador desde el CSV antiguo. Se conservan referencias de las pruebas. El correo archivado figura como recepción; no se utiliza como prueba de que el proveedor ejecutó el cambio.
Si se desconoce el origen de C-018, su permiso sigue pendiente. Una casilla rellenada por quien prepara la campaña no demuestra el consentimiento de la persona.
Preguntas frecuentes
¿Este registro autoriza una lista comprada?
No. Sirve para examinar hechos y evidencias; el origen y la habilitación que no constan siguen pendientes.
¿Debo repetir todos los datos del cliente?
Usa la referencia mínima que permita gestionar el caso y acceder de forma restringida a su evidencia. Aplica minimización, finalidad y conservación necesaria.
¿Sustituye el RAT?
No. Es una hoja operativa por campaña y contacto, con un contenido y finalidad distintos del registro del artículo 30 RGPD.
Fuentes
RGPD, artículos 5–7, 13–14, 17, 21, 30 y 32; LSSI, artículos 20–22.
Si necesitas revisar el circuito de tu negocio
El servicio de adaptación RGPD permite concretar el alcance de la revisión. Prepara muestras sin datos innecesarios del mensaje, formulario de recogida, información y evidencia de cómo se aplica la baja en el sistema. Descargar el Word no exige contratar ese servicio.