Tener un teléfono o un correo no basta para incluirlo en una campaña. Separa los mensajes necesarios para prestar un servicio de los promocionales y comprueba, contacto por contacto, de dónde proceden y qué permite su uso.
Confirmar una cita no es ofrecer otro producto
Una confirmación de cita, una respuesta a lo solicitado o una incidencia del pedido tiene una finalidad distinta de una oferta. Si al mensaje de servicio le añades descuentos o promociones, revisa ese contenido añadido. No etiquetes toda la conversación como «atención al cliente» para reutilizarla después como campaña.
Esta guía se refiere a publicidad por correo y mensajería electrónica, como WhatsApp. Las llamadas de voz y las comunicaciones obligatorias tienen otras reglas. El contenido comercial y su remitente deben identificarse conforme al artículo 20 LSSI.
Consentimiento y excepción de cliente anterior
El artículo 21 LSSI exige solicitud o autorización previa, salvo su excepción de relación contractual anterior: datos obtenidos lícitamente, productos o servicios similares de la misma empresa y posibilidad de oposición sencilla y gratuita tanto al recoger los datos como en cada comunicación. Una tarjeta de visita, una dirección publicada o una lista comprada no acreditan por sí solas esos requisitos.
El interés legítimo del RGPD no elimina la regla específica de los envíos electrónicos. La AEPD lo analiza en el informe 0164/2018, apartados I y II. Es un criterio interpretativo sobre ese supuesto, no una autorización individual de una campaña.
Ordena la procedencia antes de programar el envío
- Origen: formulario, contrato, solicitud concreta, feria, importación o proveedor de datos.
- Prueba: texto mostrado, fecha, acción realizada y referencia que permita localizarla.
- Finalidad y canal: qué se pidió o autorizó, a qué empresa y para qué comunicaciones.
- Relación previa: servicio contratado, empresa contratante y similitud de la oferta, si se invoca esa excepción.
- Oposición: bajas recibidas, canal y campañas de las que se ha excluido.
No necesitas copiar todos los datos personales en otra hoja para hacer esta revisión. Puedes utilizar un identificador interno y conservar la evidencia en el sistema donde se obtuvo. Una casilla que dice «acepto la privacidad» no explica por sí sola qué publicidad se autorizó.
La baja tiene que funcionar en la lista que realmente envía
Ofrece una vía sencilla y gratuita en cada comunicación; en el correo, incluye una dirección electrónica válida. La revocación se regula también en el artículo 22.1 LSSI. Comprueba que una baja no desaparece cuando vuelves a importar contactos o sincronizas otra herramienta.
Registra el contacto excluido, cuándo llegó la petición y dónde se ejecutó. Una marca en el CRM no basta si sigue incluida una copia en el programa de boletines. La conservación mínima para respetar una oposición debe estudiarse con su finalidad y plazo; no uses esa lista para otro envío.
Tres situaciones que no se resuelven igual
Ejemplos ficticios. Una tienda guarda clientes de compras anteriores, contactos de una feria y personas que pidieron una oferta concreta. No envía el mismo boletín a todos: comprueba por separado la relación y la oferta similar, la autorización documentada de la feria y el alcance de la petición de presupuesto.
Otro negocio conserva solo la fecha de alta de un contacto, sin el texto del formulario. Ese dato sirve para localizar la inscripción, pero deja pendiente qué se autorizó. El expediente no debe aparecer como «consentimiento comprobado» hasta recuperar la evidencia.
Una persona se da de baja por WhatsApp y dos semanas después recibe el correo promocional. La revisión debe comprobar el alcance de su petición y qué listas siguieron activas. Tener canales distintos no permite ignorar una oposición que abarcaba las comunicaciones promocionales del negocio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo escribir a una dirección que aparece en la web de una empresa?
La publicación de la dirección no prueba por sí sola una autorización para publicidad electrónica. Revisa el supuesto concreto y el contenido; no conviertas cualquier dirección profesional en una lista de difusión.
¿Basta con poner «responde BAJA»?
La vía debe ser válida, sencilla y gratuita, y la petición debe ejecutarse. Comprueba que se reciben las respuestas, quién las atiende y cómo se excluye el contacto de los siguientes envíos.
¿Qué documento conviene preparar para una revisión?
Una muestra del mensaje, el origen de la lista, la evidencia de la autorización o relación anterior y el recorrido real de una baja. No hace falta entregar toda la base de clientes para explicar inicialmente el problema.
Revisar una campaña antes de enviarla
El despacho puede estudiar el origen de los contactos, los textos, los canales y la gestión de oposiciones. Consulta el servicio de protección de datos y empresa. Si no identificas el encargo adecuado, solicita una valoración inicial indicando que se trata de una campaña comercial.